PECFOLDER
Sistema di archiviazione e conservazione a norma dei messaggi e dei documenti allegati inviati e ricevuti tramite PEC (Posta Elettronica Certificata)
L’uso della PEC è divenuto anche obbligatorio per alcune tipologie di comunicazione con la Pubblica Amministrazione e anche tra aziende private. Quindi
aziende, avvocati, ingegneri, architetti, commercialisti, notai, geometri, periti industriali, geologi, etc. sono oggi dotati di una propria casella di posta elettronica certificata, pubblicata ufficialmente in appositi elenchi degli ordini professionali e presso la Camera di Commercio.
La PEC è a tutti gli effetti assimilabile alla normale posta elettronica (e-mail) della quale mantiene la semplicità di utilizzo, ma con lo stesso valore giuridicolegale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Inoltre la caratteristica telematica del canale trasmissivo rende la PEC idonea all’uso di questa tipologia di strumento per l’invio e la ricezione di documenti ufficiali, anch’essi in forma telematica, ivi compresi quelli firmati elettronicamente.
Recentemente molti procedienti sono divenuti full digital (ad esempio la fattura elettronica da e verso SDI, i procedimenti giuridici telematici, le istanze verso la pubblica amministrazione, ecc..) aumentando così molto l’utilizzo di questo canale trasmissivo sia da parte degli studi professionali che delle aziende.
PECFolder è lo strumento proposto da Unimatica-RGI per gestire l’archiviazione della posta elettronica certificata e dei relativi documenti elettronici allegati, indipendentemente dal Provider
PEC dalla natura dei documenti, siano essi con o senza firma elettronica. Il sistema consente inoltre di utilizzare più caselle PEC, anche di gestori diversi, se il professionista o l’azienda ha scelto di attivare caselle specializzate per le diverse tipologie di comunicazioni.
La denominazione PECFolder nasce dalla volontà di considerare un messaggio ricevuto o inviato tramite il canale trasmissivo di Posta Elettronica Certificata come un fascicolo che raggruppa tutti gli elementi atti ad identificare l'integrità del messaggio stesso.
Il sottosistema si occupa di tracciare e gestire un perimetro all'interno del quale ospitare tutti i suddetti elementi.
FUNZIONALITA'
- Acquisizione e versamento PEC in conservazione a norma
- Creazione fascicolo che raggruppa tutti gli elementi atti ad identificare l'integrità del messaggio stesso
- Comunicazioni reperibili con unica semplice e veloce funzione di ricerca e visualizzazione
- Possibilità di decidere per quanto tempo conservare le PEC e relativi allegati
- Associazione dei metadati tipici di una comunicazione PEC in aggiunta a quelli obbligatori
- Funzione specifica di pulizia mailbox dai messaggi correttamente conservati
Ad esempio, nel caso di messaggio spedito, il PEC folder corrispondente conterrà sia il messaggio spedito propriamente detto e tutti i suoi elementi costituenti, ma anche le ricevute di presa in carico da parte del PEC provider e le ricevute di avvenuta consegna (o di errore nella consegna) che il PEC provider destinatario invia. Il PEC folder così costituito, comprensivo degli allegati presenti nei messaggi, può quindi essere versato in conservazione digitale a norma.
- ogni comunicazione, inviata o ricevuta, è integralmente reperibile con una sola richiesta, senza la necessità di ricollegare messaggi differenti ex-post;
- ogni comunicazione può essere mantenuta nel sistema di conservazione per un periodo arbitrario, anche molto superiore agli obblighi minimi di legge previsti per i PEC provider che, per altro, non hanno obblighi rispetto agli allegati ai messaggi;
- le comunicazioni versate in conservazione possono essere eliminate dalla mailbox, rendendo più agile la relativa gestione.
Ad ogni messaggio vengono associati i metadati che sono stati definiti in fase di predisposizione del servizio.
Al minimo si utilizzeranno quelli impliciti tipici di una email:
- indirizzi email coinvolti (mittente, destinatari, copia conoscenza)
- oggetto del messaggio
- data e ora di riferimento
- mailbox di competenza
- id univoco del messaggio