UNIORD

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Soluzione e Servizi di Ordine Elettronico (NSO) per le Imprese e la Pubblica Amministrazione

 

A decorrere dal 1° febbraio 2020, secondo quanto disposto dal D. M. del 7 dicembre 2018, i documenti informatici attestanti l’ordinazione e l’esecuzione dei beni e servizi di tutti gli enti del Servizio Sanitario Nazionale ed i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti devono essere trasmessi obbligatoriamente attraverso il Nodo di Smistamento degli Ordini.

Oltre agli Enti del Servizio Sanitario Nazionale, anche i fornitori dovranno gestire tutte le fasi dell’ordinazione di un bene e/o servizio in modalità elettronica, adeguandosi alle nuove regole tecniche.

Gli Ordini, come le fatture elettroniche, sono strutturati secondo un linguaggio standard XML, firmati digitalmente da chi li ha emessi e devono essere obbligatoriamente da conservare, ai fini fiscali, in formato digitale.

Il formato strutturato nel linguaggio XML consente, a chi lo riceve di abbattere sensibilmente i tempi di registrazione dei dati e di cogliere immediatamente eventuali criticità nelle “riconciliazioni”.

La soluzione UNIORD, studiata specificamente per i Fornitori e le Pubbliche Amministrazioni, consente di gestire in modo completamente elettronico e “dematerializzato” gli Ordini, nel rispetto della nuova normativa. L’applicazione è stata realizzata da Unimatica S.p.A. in tecnologia web e può essere installata o presso i server dei Fornitori, o essere attivata in modalità ASP-SaaS (Application Service Provisioning – Software as a Service) utilizzando gli impianti e la Server Farm che la stessa Unimatica S.p.A. mette a disposizione, garantendo gli opportuni livelli di sicurezza e di “business continuity” ed il completo rispetto delle normative di tutela delle informazioni gestite. L’applicazione opera nel rispetto delle normative Agid e del Ministero dell’Economia e delle Finanze. Il sistema è multifunzione e può gestire in modalità completamente elettronica sia l’invio degli Ordini che la ricezione degli stessi.

La piattaforma UNIORD è composta da due moduli distinti e tra loro interoperabili, collegati, da un lato, al sistema NSO gestito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, dall’altro ai sistemi gestionali dei Fornitori o dell’Ente e alla Conservazione a Norma dei documenti amministrativi.

La piattaforma UNIORD consente di gestire in modo completo l’intero ciclo di vita di un Ordine:

  • UNIORD-ATT Gestione della compilazione e dell’invio di un Ordine, di una Risposta, di un Ordine di Riscontro o di un Ordine Preconcordato
  • UNIORD-PASS Ricezione e gestione degli Ordini e degli Ordini di Riscontro, creazione ed invio di una Risposta e ricezione di un Ordine Preconcordato

 

La procedura vede Unimatica SpA come gestore accreditato per l’invio e la ricezione degli Ordini elettronici emessi tra gli Enti Pubblici e i Fornitori di beni e servizi.

Per quanto riguarda l’invio, UNIORD permette di compilare gli Ordini tramite interfaccia web o di acquisirli, qualora siano creati tramite gestionali esterni, e, dopo averne controllato la correttezza formale, provvede a trasformarli nel tracciato standard previsto.

Le funzionalità rese disponibili dall’applicazione sono:

  • Ricevere i flussi degli Ordini elettronici emessi dalle procedure gestionali dagli Enti e dalle Aziende fornitrici e trasformarli nei formati richiesti
  • Effettuare tutte le verifiche necessarie e controllare la correttezza degli Ordini
  • Gestire eventuali anomalie
  • Firmare digitalmente gli Ordini
  • Inviare gli Ordini al Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO) con relativa gestione delle ricevute
  • Versare gli Ordini e le ricevute al sistema di conservazione UNISTORAGE utilizzando i metadati previsti

 

Riguardo l’invio e la ricezione dei documenti, il servizio UNIORD comunica con NSO attraverso modalità analoghe a quelle utilizzate con il Sistema di Interscambio, ossia attraverso:

  • Pec
  • Web service
  • Canale FTP/SFTP
  • Infrastruttura di trasporto PEPPOL

 

UNIORD dà la possibilità di gestire una serie di azioni sui singoli Ordini: dopo aver ricevuto il file, attraverso il Nodo di Smistamento, il destinatario può esplicitare l'accettazione, il diniego o la modifica dell’Ordine ricevuto. La soluzione consente di dematerializzare gli Ordini e, quindi, di conservarli in modo digitale a norma.

Conforme alla normativa risponde adeguatamente ai requisiti richiesti ed in particolare:

  • Gestire in modalità automatica il canale di comunicazione con NSO;
  • Gestire gli stati dell’Ordine ricevuto;
  • Attivare, per gli Ordini selezionati, le diverse azioni che ne modificano lo stato ed automaticamente, attivano il processo di versamento in conservazione a norma;
  • Accettare e/o rifiutare gli Ordini singolarmente oppure in modalità multipla;
  • Gestire le ricevute di accettazione/rifiuto da inviare al Nodo di Smistamento;
  • Integrazione con il sistema contabile;
  • Possibilità di produrre avvisi mail alla ricezione degli Ordini.

La piattaforma UNIORD è lo strumento ideale per i Fornitori e le Pubbliche Amministrazioni per adempiere alle nuove regole degli Ordini elettronici e alla gestione completamente digitale dei documenti amministrativi come richiesto dal Codice dell’Amministrazione Digitale. Tutti i moduli applicativi operano sotto il monitoraggio, la configurazione e la guida di una apposita Console Web di gestione operativa ed amministrativa. La soluzione UNIORD opera in conformità con le normative archivistiche nazionali e, mediante l’applicazione della firma digitale qualificata e della marcatura temporale, rispetta la normativa e le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti digitali.

UNIORD-ATT e UNIORD-PASS, consentono di gestire in modo completo ed integrato l’intero flusso degli Ordini.

Il servizio UNIORD, inoltre, è integrato con quello di fatturazione elettronica attiva, UNIFATT-ATT, permettendo così di agevolare l’utente nei processi di compilazione della fattura, avendo la possibilità di disporre di una fattura precompilata contenente già i dati del relativo ordine, e con quello di fatturazione elettronica passiva, UNIFATT-PASS, che dopo aver effettuato i controlli di congruenza tra fattura e ordine, aiuta l’utente ad accettare o meno la fattura con un semplice click.

Oltre all’integrazione con il servizio di fatturazione elettronica, UNIORD è integrato con il servizio UNIMONEY che gestisce in via telematica gli ordinativi informatici (mandati di pagamento e reversali di incasso): dopo aver ricevuto da UNIFATT-PASS l’identificativo SdI della fattura, il  cliente potrà emettere il mandato di pagamento da trasmettere a Siope+.

UNIORD è la soluzione più completa per la gestione elettronica degli Ordini ed è facilmente integrabile con le procedure gestionali e contabili utilizzati dai Fornitori e dalle Pubbliche Amministrazioni. È disponibile sia come piattaforma software on-premises che come servizio in out-sourcing, consentendo inoltre in modo semplice anche il passaggio da una modalità all’altra.

Il servizio UNIORD comprende la conservazione sostitutiva a norma degli Ordini e dei relativi documenti allegati per 10 anni.