UNISTORAGE
Sistema di Gestione della Conservazione a norma
UNISTORAGE è la soluzione di Unimatica-RGI per la conservazione digitale. La sua primissima versione è stata rilasciata 17 anni fa è da allora si è molto evoluta e viene costantemente aggiornata per mantenere i più alti livelli di performance e sicurezza.
E’ un servizio progettato per gestire la conservazione a norma dei documenti informatici indipendentemente dalla loro natura, siano essi documenti fiscali (come fatture o DDT), bancari o sanitari.
In linea con la normativa Unimatica ha rispettato i requisiti di conformità come conservatore accreditato all’Albo dei Conservatori di AgID dal 2015, ottenendo nel 2017 il certificato da ACCREDIA secondo le disposizioni dell'Agenzia per l'Italia Digitale (Art. 29 del D. Lgs. 82 del 2005 e smi), conformemente ai requisiti individuati nell'art. 24 del Regolamento (UE) 910/2014 eIDAS.
Attualmente Unimatica è accreditata sul nuovo Portale dei Conservatori qualificati, istituito da AgID dal 1° gennaio 2022, ed opera quindi costantemente in piena conformità agli standard normativi, procedurali e di sicurezza richiesti da AgID:
https://conservatoriqualificati.agid.gov.it/?page_id=276
Come per i documenti analogici, anche i documenti digitali devono essere conservati in un archivio organizzato e facilmente consultabile. L’archivio digitale è il “luogo” in cui vengono custoditi tutti i documenti informatici, sia firmati digitalmente che non, emessi da uno o più soggetti produttori. Il sistema UniStorage gestisce e garantisce la corretta archiviazione di questi documenti che, in riferimento alla normativa vigente, hanno il medesimo valore probatorio di quelli cartacei autentici. Questa equipollenza ha permesso la reingegnerizzazione dei processi documentali portando notevoli benefici agli enti pubblici e alle imprese.
Il sistema Unistorage è stato progettato per integrarsi con tutti i sistemi di gestione informatica documentale ed è in grado di verificare ed accettare i formati dichiarati nell’Allegato 2 delle Regole Tecniche in materia di conservazione contenute nel DPCM 3 dicembre 2013.
Il servizio assolve tutte le fasi del processo di conservazione dei documenti informatici che avviene mediante la loro memorizzazione sul sistema e termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti, denominato PdA - Pacchetto di Archiviazione, del riferimento temporale (Time Stamp) e della firma digitale da parte del Responsabile del Servizio di Conservazione che attesta il corretto svolgimento del procedimento.
L’apposizione della firma digitale:
- Garantisce che il documento non sia stato alterato in alcun modo dalla sua emissione (protezione);
- Permette di identificare senza possibilità di dubbio chi ha autenticato il documento (autenticazione).
Ogni fase del processo viene costantemente monitorata, a partire dal versamento dei pacchetti, fino all’eventuale scarto. Di ogni azione viene tenuta traccia all’interno del sistema così da soddisfare i requisiti di chiarezza e sicurezza, punti cardine della politica aziendale e della qualità dei servizi erogati.
Il servizio UniStorage viene erogato tramite i Data Center di Unimatica-RGI primario (Bologna) e secondario (Settimo Torinese) ognuno dei quali ridondato su un sito di Disaster Recovery. Tutti i siti sono certificati ISO-27001 specificatamente per questa tipologia di servizio.
Il Manuale della conservazione è aggiornato secondo le Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici in vigore dal 1° gennaio 2022.
In ottemperanza alle indicazioni di AgID relative alla certificazione del servizio di conservazione fornito da Unimatica, l’azienda comunica agli stakeholder interessati di avere da tempo provveduto alla stesura di un Piano di cessazione del servizio.
Il Manuale del sistema di conservazione, Piano di cessazione del servizio e l’ulteriore materiale documentale di interesse possono essere richiesti inviando apposita comunicazione all’azienda come definito nella sezione Contatti di questo sito.
FUNZIONALITA'
- Acquisizione e versamento dei documenti mediante canali predefiniti (SFTP, Web-Service, upload tramite portale di caricamento, sonde, estrattori, hub di spedizione, ecc.);
- Verifica e controllo dei formati in ingresso;
- Crittografia dei documenti sensibili per la privacy (es. referti) in conformità a regolamento AgID;
- Creazione dei Pacchetti di Archiviazione (PdA) e di Distribuzione (PdD);
- Processo di Conservazione dei documenti secondo le regole descritte dal Manuale di Conservazione;
- Accesso, ricerca e visualizzazione dei documenti conservati;
- Sistemi specializzati di versamento e ricerca/esibizione in funzione della tipologia documentale (documenti fiscali, sanitari, contratti, verbali, atti, delibere e determine, polizze, ecc.).
Unimatica ha adottato lo standard internazionale OAIS - Open Archival Information System, che è composto da 3 fasi principali:
- Acquisizione: trasferimento del PdV - Pacchetto di Versamento al sistema di conservazione
- Conservazione: , i PdV vengono trasformati in PdA – Pacchetti di Archiviazione. Se sono presenti documenti firmati digitalmente vengono recuperati i certificati di firma che attestano che quella specifica firma era valida al momento dell’ingresso del file nel sistema di conservazione
- Distribuzione: Richiesta al sistema di conservazione di una o più unità documentali (PDD - Pacchetti Di Distribuzione)
Il funzionamento continuativo dei Servizio è garantito dalla gestione diretta di Unimatica dei seguenti ambienti:
• server
• reti ed apparati di rete
• sicurezza logica e fisica
• software di base
• storage e sistemi di backup
• file system e data base
E’ attivo un servizio di Monitoring continuo per interventi diretti di I° livello in grado di visionare l'intera filiera del Servizio (Centro di Monitoraggio).
Il monitoraggio della rete viene effettuato attraverso tool di monitoring attivi 24x7x365 volti a verificare la funzionalità continua del sistema.
La rilevazione dei Livelli di Servizio viene effettuata periodicamente da Unimatica che produce i Report relativi, messi a disposizione a fronte di apposita richiesta.
Per i Pacchetti di Archiviazione, Unimatica effettuerà lo scarto tenendo conto dei massimari di scarto e della decisione ultima della Soprintendenza archivistica (nel caso di PA o di ente soggetto a sorveglianza).