UNIFOLDER
Gestione dei Fascicoli di contratti,documenti ed allegati, firma digitale e conservazione sostitutiva a norma
UNIFOLDER è un’applicazione documentale di semplice utilizzo che consente all’utente di gestire fascicoli di documenti comunque composti ed articolati.
Il sistema è disponibile sia come applicazione web per reti di posti di lavoro in sedi operative distribuite territorialmente che per reti locali in uffici.
L’operatore viene guidato in maniera semplice e intuitiva nella produzione di nuovi fascicoli, acquisendo e classificando contratti, documenti ed allegati, disponibili in rete o tramite scanner collegati al posto di lavoro o mediante sistemi multifunzione attivi.
Il sistema di Workflow di UniFolder supporta l’operatore nella composizione del fascicolo, distinguendo tra documenti obbligatori e opzionali, obbligando alla firma (autografa, grafometrica con tablet di firma, o digitale qualificata) i documenti che ne necessitano ed, infine, archiviando e versando il fascicolo in conservazione sostitutiva, al completamento.
Per i documenti da firmare è integrata nativamente il servizio di Firma Digitale di Unimatica (UNISERV) in modo che lo stesso documento possa essere firmato con tutte le tipologie di firma consentite dalla normativa vigente (ad esempio per il contratto è possibile far firmare con firma grafometrica il contraente ed eventuali altri firmatari, mentre il Dirigente dell’Ente/Azienda può apporre la firma digitale, sia qualificata che remota).
Questo sottosistema documentale orientato ai fascicoli, si caratterizza per la massima flessibilità nella definizione dei tipi fascicolo in gestione. E' infatti possibile definire liberamente i tipi di fascicolo in produzione, associando ad ogni tipo i metadati caratterizzanti.
Ogni fascicolo, ovviamente, può essere associato ad un numero libero di tipi documento. Ogni tipo documento gode della possibilità di associazione ad un gruppo personalizzato di metadati caratterizzanti. Per ogni tipo documento appartenente ad uno specifico tipo di fascicolo è possibile definire, in modalità liberamente profilabile, la obbligatorietà di appartenenza al fascicolo, la cardinalità, la obbligatorietà della firma in modalità telematica. Per ogni tipo di fascicolo è, infine, possibile definire le regole di conservazione a norma, nonché la relativa durata.
Il servizio si caratterizza per il suo eccezionale motore di ricerca che può operare sugli specifici metadati, anche in modalità multipla e contemporanea. Inoltre, se abilitata la relativa funzione, la ricerca può essere eseguita in modalità Full Text Search sui contenuti di tutti gli allegati documentali acquisiti al fascicolo, eventualmente associando anche un thesaurus che consenta la ricerca per sinonimi.
FUNZIONALITA'
- Organizza gli Archivi Documentali, secondo schemi di classificazione e nel rispetto dei vincoli archivistici, in modo funzionale agli obiettivi di utilizzo dei documenti stessi all’interno dell’ Ente/Azienda
- Consente di gestire fascicoli complessi ed articolati, definendo documenti ed allegati in modalità sia obbligatoria che facoltativa
- Effettua controlli di sicurezza relativamente ai diritti di accesso, inserimento, cancellazione, modifica dei documenti e delle informazioni relative alla classificazione dei documenti stessi
- Consente la ricerca dei documenti specificando combinazioni degli attributi e proprietà, collegati tramite operatori logici e/o sulla base del contenuto dei documenti stessi (anche in modalità full-text search)
- E’ integrato nativamente con il sistema/servizio di firma digitale e la firma elettronica avanzata (Uniserv)
- E’ integrato nativamente con il sistema/servizio di conservazione a norma dei documenti digitali (Unistorage)
- Consente di inserire nel fascicolo documenti e messaggi ricevuti via posta elettronica e PEC
- E’ integrato nativamente con il sistema/servizio di notifica (e-mail, PEC, sms, whatsapp, telegram, postalizzazione se necessario) per l’invio telematico dei documenti e dei fascicoli sia ai servizi interni che ad altre strutture od Enti.
UniFolder è facilmente integrabile con le applicazioni di business del cliente tramite web-services.
Le pagine web native di UniFolder si possono rapidamente personalizzare ed inserire nel processo applicativo del cliente. Tutte le operazioni svolte e le comunicazioni tra le diverse componenti avvengono in modo cifrato e sicuro.
UniFolder è in grado di attivare anche “PEC Folder”, categoria di fascicolo che integrandosi alle altre tipologie preesistenti, definisce i metadati specifici e le regole connesse ai documenti in esso contenuti. Il “PEC Folder” è costituito dalle informazioni relative alle email inviate ed alle ricevute di servizio tipiche della PEC (accettazione, consegna, ecc.), unitamente agli allegati originariamente connessi al messaggio. Tali documenti vengono integrati con gli allegati tecnici prodotti dalla interazione con il canale (firma di acquisizione, certificazione di consegna, ecc...). Lo stesso processo di conservazione verrà eseguito per le email ricevute per le quali, ovviamente, non saranno gestiti i messaggi ausiliari di acquisizione e avvenuta consegna.
L'applicazione può essere installata e resa operativa sui Data Center del cliente nelle configurazioni HA (Haigh Availability), D/R (con Disaster/Recovery presso Data Center secondario) e BC (Business Continuity).
Il servizio può anche essere erogato da Unimatica S.p.A. in metodologia SaaS (Software as a Service), tramite le proprie infrastrutture di data center e server farm già operative. La disponibilità della piattaforma in modalità SaaS consente al cliente di attivare il servizio in tempi rapidissimi e permette una successiva fase di insourcing (OnPremises) presso le proprie infrastrutture IT.
UniFolder è perfettamente integrato con gli altri sottosistemi e servizi che Unimatica propone e, in particolare con UniServ, per garantire la firma di un documento in tutte le modalità telematiche previste dalla normativa, ed UniStorage per la conservazione digitale a norma dei documenti che, in base al profilo del fascicolo, possono essere inviati in conservazione:
- manualmente, con azione esplicita da parte dell'utilizzatore del sistema
- automaticamente non appena completi, ovvero non appena tutti i documenti obbligatori siano presenti nel fascicolo
- automaticamente con ritardo profilabile, dopo un certo numero di giorni dal momento in cui il fascicolo è stato chiuso.